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会社側が業務を与えて、従業員がその業務をしているのであれば、たとえタイムカードを切った後であっても残業をしていることになります。

よくあるのは、とうてい所定労働時間内に終わらない仕事を与えて、従業員側もやむを得ずサービス残業をせざるを得ない状況が恒常化してしまうことです。この場合、手帳のメモなどでも証拠として認められる場合があり、後日多額の残業代を請求されることがあります。
きちんと就業規則上で対策を講じたり、業務量をコントロールするなどの対策をしないと、大きな出費だけでなく、場合によっては逮捕されることにつながりかねません。

そのほか、
・労働時間をそもそも把握していない
・自己申告制にしているが、残業時間を書くことがそもそもできないような運用
・定額制の時間外手当で、実際の残業手当と比べて少なすぎる場合
・残業代削減の目的だけで管理監督者にしている場合
などが問題になっています。

かといって、従業員が勝手に残っている時間までお金を支払わさせられるとなると、採用自体を手控えることになりかねませんので、きちんと所定労働時間が終わったら帰宅するように促したり、残業を許可制にしてきちんと運用するなどの対策が必要です。

このあたりは、もしもの時のダメージが非常に大きい項目ですので、会社側としても自分のこととしてきちんと責任を持った管理が求められます。最近では後日支払を求められる残業代は年間合計で数百億円規模に上っており、他人事とは言い切れません。

事前にきちんと対策をとりたい場合、会社の状況に合わせた適切なプランを策定させていただきますので、早めにご相談ください。

・法律上従業員が10名以上いる場合、就業規則を作成して労働基準監督署に提出しておく必要があります。これは、提出すると控えに収受印を押してもらえるので、提出してあるかどうかがすぐにわかります。また、従業員がいつでも確認できるところに置いておく必要があります。

・労働条件通知書が全員分そろっているかどうかを確認します。従業員を雇い入れる際に、必ず文章で賃金などの労働条件を通知しなければいけないことになっていますので、それがそろっているかどうかです。雇用契約書と一緒になっている場合も多いです。

・時間外・休日労働協定書(36協定)を労働基準監督署に提出していないままで、労働者に残業をさせると即違法になります。また、この協定は最長でも1年までしか有効期限を定められないので、有効期限内かどうか確認しておいてください。

・労働者名簿は法律で備え置きが義務づけられている書類の一つです。履歴書で代用している会社もありますが、引っ越しなどの修正をきちんと行っておくようにしてください。

・賃金台帳も法律で備え置きが義務づけられている書類の一つです。税務上の源泉徴収簿とは違う書類ですので注意してください。

・タイムカードまたは出勤簿は、労働時間を管理するための基本となる書類です。正確に全員分保存して、残業が多すぎないか、欠勤が多くなりすぎていないかなどを会社の義務として管理しておく必要があります。

・定期健康診断の結果については、雇い入れ時と年一回義務づけられている健康診断をきちんとしているかどうかに関わってきます。きちんと管理して、健康状態に問題がある場合は、環境面で配慮するなど会社として配慮してください。また、健康診断は会社の権利でもありますので、きちんと結果を活用して従業員の健康に配慮することで生産性を向上させることができます。また、深夜や残業が多い場合などは追加で健康診断を受ける必要があったり、50名以上の場合は産業医の選任が義務づけられますのでご注意ください。

・その他変形労働時間を採用しているような場合は、協定書を確認しておく必要があります。こちらも期限に注意してください。

これらは普段からきちんと管理しておけば何の問題もないのですが、労働基準監督署の調査があるからあわてて準備するということでは様々な是正勧告を受けて、最後には刑事罰を受けることすらあります。ご不安な場合や、きちんと労務管理をして会社の生産性を向上させたい場合は、事前に専門家である社会保険労務士にご相談ください。もちろん当社でも労務監査・コンサルティング業務を行っていますので、お気軽にご相談ください。

労働基準監督署も税務署や警察署と同じように調査権がありますので、会社に調査に来ることがあります。(調査ができるのは「○○署」と書くことが多いです)

調査の発端は以下の3つです。
・内部告発や、従業員が労働基準監督署に相談に行っている
・単に運が悪く抽出された
・過去に労災事故や指導があった場合で、改善されているかどうかの確認

とはいえ、ほとんどが内部告発や相談から調査につながっています。

なぜわかるかというと、「従業員しか知らない内部情報を知っている」からです。

最近多いのは、長時間労働やサービス残業の恒常化に伴う、残業代の未払や過労の問題です。この場合、夜中に臨検があったりしますので、心当たりがある会社は、自らの襟を正すようにしましょう。

長時間労働やサービス残業が「悪」というのは、常識になりつつあります。

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